Från registrering till fakturering och uppföljning – app.coaccept.com guide

 

Introduktion

Varje månad ska hyresavier skickas ut, betalningar följas upp och ibland måste påminnelser eller delgivningar hanteras. Många fastighetsbolag sitter fast i manuella rutiner som kostar tid och pengar.

 

Svenska proptech-plattformen CoAccept – har skapats för att lösa hanteringen genom att automatisera faktureringen och säkra kommunikationen med hyresgästerna. Resultatet är en mer transparent och effektiv hantering av hyresfakturor och informationsmeddelanden.

Pia, ekonomiansvarig på “Trygga Hem AB”, berättar om hur hennes företag går från traditionell hantering till GDPR-certifierad digital fakturering med CoAccept.

Värde: CoAccept gör det enkelt att komma igång – plattformens faktureringstjänst kan användas helt kostnadsfritt under de första sex månaderna. Genom att ta bort kostnaden initialt är det enkelt att testa och mäta värdet av den nya tjänsten i praktiken. Efter den kostnadsfria perioden kan man välja att fortsätta använda tjänsten till 50 % rabatt mot 6 månaders bindningstid. Detta ger Trygga Hem AB trygghet att de kan prova systemet och se resultat innan full prissättning träder in.

Steg för steg – Följ Pia från registrering och import av hyresgästdata till utskick av fakturor och uppföljning. Guiden är utformad för att vara lättförståelig även för icke-tekniska läsare.

Steg för steg översikt

Nedan följer en tabell som sammanfattar varje steg,
samt vilket resultat steget leder till:

Steg 1: Registrering och bokning av onboarding-möte

Pia börjar med att besöka app.coaccept.com för att skapa ett konto åt Trygga Hem AB. Registreringsprocessen är enkel och intuitiv. När kontot är skapat bokar hon ett digitalt onboarding-möte med CoAccept-teamet. Under detta möte guidar CoAccept henne genom plattformens gränssnitt och funktioner, samt svarar på frågor.

Resultat: Inom 24 timmar aktiveras Pias företagskonto på CoAccept och hon är redo att börja använda plattformen. Det digitala onboarding-mötet säkerställer att Trygga Hem AB kommer igång snabbt och att Pia känner sig införstådd med hur systemet fungerar. Redan här märker hon fördelen med en molnbaserad lösning – ingen installation behövs lokalt. Allt hon behöver är en webbläsare.

Steg 2: Import av hyresgästdata

Med kontot igång är nästa steg att få in företagets hyresgäster i systemet. CoAccept har stöd för att smidigt ladda upp hyresgästdata. Pia exporterar en lista över alla hyresgäster och deras kontraktsuppgifter från företagets befintliga fastighetssystem. Exporten är i CSV-format, vilket är ett vanligt filformat från fastighetssystem.

Hon går sedan in i CoAccepts gränssnitt och laddar upp CSV-filen. Alternativt hade hon kunnat använda en integration (mer om integration under steg 6). Genom uppladdningen registreras alla hyresgäster, adresser, e-postadresser och hyresbelopp i CoAccept. Systemet skapar dokument för kommande fakturautskick.

Resultat: Alla hyresgäster är nu inlagda i CoAccept med korrekt information.
Pia kan se en översikt på plattformen över samtliga hyreskontrakt. Det här steget lägger grunden för automatiserad fakturering – nu vet CoAccept vem som ska faktureras, hur mycket och via vilken kanal (t.ex. e-post och digital brevlåda).

 

Steg 3: Automatisk fakturering och digitala utskick

När hyresgästdatan väl är på plats behöver Pia inte längre skapa fakturor manuellt. Varje månad genererar CoAccept automatiskt hyresavierna utifrån de inlagda uppgifterna. Under kampanjperioden debiteras ingen avgift för denna faktureringstjänst, vilket innebär att Trygga Hem AB kan skicka ut fakturor kostnadsfritt under sina första månader som användare.

CoAccept bifogar varje faktura till en digital kommunikation riktad till hyresgästen. Pia kan välja utskickskanal baserat på hyresgästens preferens:

- E-post: Hyresgästen får ett e-postmeddelande med en säker länk till fakturan.
- SMS: Hyresgästen kan få en SMS-notis med en länk till fakturan.

Gemensamt för alla digitala utskick är att de skyddas med BankID. Det betyder att när hyresgästen vill öppna sin faktura, måste hen legitimera sig via BankID för att kunna läsa den. Endast behörig mottagare (hyresgästen själv) kan därmed se innehållet. All kommunikation som skickas via CoAccept är säkerhets-certifierad och uppfyller GDPR-krav på att personuppgifter och betalningsinformation hanteras enligt regler från Finansinspektionen.

Resultat: Hyresgästerna på Trygga Hem AB får nu sina hyresavier digitalt istället för på papper. Detta sparar portokostnader och tid. Utskicken är spårbara och säkra tack vare BankID-verifieringen. Pia kan i CoAccepts webbportal se status för varje utskick – vilka fakturor som har skickats och till vilken kanal. Systemet hanterar hundratals utskick på några sekunder, vilket frigör Pias tid från att skriva ut, kuvertera och posta brev. Dessutom uppskattar hyresgästerna bekvämligheten med digital leverans.

 

Steg 4: BankID och läsintyg (uppföljning)

En av de kraftfulla funktionerna i CoAccept är möjligheten att få ett läsintyg på varje skickad faktura. När en hyresgäst öppnar sin digitala faktura krävs digital legitimation. I samma ögonblick som hyresgästen legitimerar sig och läser fakturan, registrerar CoAccept detta. Systemet genererar ett digitalt läsintyg – ett bevis på att hyresgästen har mottagit och öppnat fakturan.

Läsintyget skickas automatiskt till Pias CoAccept-konto (och notifiering kan även ske via e-post). I praktiken kan Pia i sin översikt se en grön markering bredvid varje faktura som öppnats. Detta är ovärderligt för uppföljning. Funktionen uppfyller samma syfte som ett rekommenderat brev eller delgivning, fast digitalt och utan krångel.

Resultat: CoAccept ger Trygga Hem AB full insyn i leveransen av fakturor. Tack vare BankID-verifieringen vet Pia exakt vilka hyresgäster som har öppnat sina fakturor och när. Om någon inte öppnat sin avi inom rimlig tid kan hon proaktivt följa upp, till exempel genom att skicka en påminnelse eller kontakta hyresgästen. Betalningsgraden kan därigenom öka – hyresinbetalningarna kommer in i rätt tid eftersom hyresgästerna faktiskt tar del av informationen. Denna spårbarhet höjer också datakvaliteten och effektiviteten i ekosystemet, då digitala flöden ger mer pålitlig information än papper.

Steg 5: Hyresgästernas upplevelse via Billo.life

Parallellt med att CoAccept skickar ut fakturorna, kopieras fakturainformationen över till Billo.life, en digital brevlåda och betalningsplattform integrerad med CoAccept. Billo är kostnadsfri för hyresgästen och fungerar som en central hubb för all viktig post och betalningar i mobilen. Så fort Pia skickar iväg fakturorna genom CoAccept, ser hyresgästerna dem i sin Billo-app (alla hyresgäster registrerar Billo kostnadsfritt).

I Billo kan hyresgästen:

- Betala fakturan direkt: Billo erbjuder populära betalningsmetoder såsom Klarna (för att betala med faktura/delbetalning) eller Swish (direktbetalning via mobilen). Hyresgästen kan välja det betalsätt som passar bäst, och Billo säkerställer att pengarna når hyresvärden snabbt.

- Kommunicera och samla all post: Billo fungerar som en digital brevlåda, vilket innebär att hyresgästen inte bara får hyresavier där, utan även annan digital post från företag och myndigheter. Allt samlas på ett ställe, vilket gör det enklare att hålla reda på viktiga meddelanden.

- Översätta information: För hyresgäster som inte är bekväma med svenska språket översätter Billo automatiskt innehållet i meddelanden och fakturor till hyresgästens föredragna språk. På så sätt kan exempelvis en engelsktalande hyresgäst läsa sin hyresavi på engelska, vilket minskar risken för missförstånd.

Resultat: Hyresgästerna får en förbättrad upplevelse. De kan enkelt betala hyran i tid med några knapptryckningar och slipper mata in långa OCR-nummer manuellt. All kommunikation är samlad, vilket innebär färre borttappade brev. Översättningsfunktionen gör att Trygga Hem AB kan kommunicera effektivt även med hyresgäster som har annat modersmål. För Pia innebär Billo-integrationen att hon slipper hantera olika betalningsbevis – betalstatus kan följas direkt då Billo och CoAccept delar information. Det är en win-win för hyresvärd och hyresgäst: hyresgästen skyddas från onödiga inkassokrav genom smidiga betalningsalternativ, och hyresvärden skyddas från sena eller missade betalningar.

Steg 6: Integration med befintliga system (API)

Efter att ha använt CoAccept ett tag inser Pia att processen redan är mycket effektivare än tidigare. Men för att ytterligare automatisera arbetet undersöker hon möjligheten att koppla CoAccept direkt till företagets fastighetssystem (Pigello, i Trygga Hem ABs fall). CoAccept är byggt med öppen API-struktur och kan integreras med befintliga ekonomisystem eller fastighetssystem.

Pia kontaktar CoAccepts support som hjälper henne att konfigurera API-integrationen. Inom kort överförs data automatiskt från Pigello och CoAccept:

- Nya hyresgäster eller ändringar i Pigello uppdateras automatiskt i CoAccept.
- När CoAccept skickar en hyresfaktura eller registrerar en betalning, kan denna information skickas tillbaka till Pigello.

För företag som använder andra moderna fastighetssystem fungerar integrationen på liknande sätt via API. Allt sker molnbaserat, utan behov av någon lokal installation eller filimport varje månad.

Resultat: Full automatik uppnås i faktureringsflödet. Pia behöver inte göra något traditionellt arbete för att fakturera eller följa upp hyror längre – Pigello “pratar” med CoAccept i bakgrunden. Detta eliminerar dubbelarbete och minskar risken för fel som kan uppstå om man skulle exportera och importera filer. Dessutom sparar Trygga Hem AB ännu mer tid, då allt från fakturagenerering till bokföring av inbetalningar sker sömlöst.

Integration via API gör att CoAccept smidigt passar in i befintliga processer, i stället för att vara ett fristående system.

Steg 7: Prismodell och erbjudande

Slutligen, Pia utvärderar kostnaderna för den nya lösningen. Till sin förvåning har CoAccepts introduktionserbjudande inneburit 0 kr i kostnad de första 6 månaderna. Under denna period har Trygga Hem AB kunnat skicka fakturor digitalt, få läsintyg och snabbare betalt – utan att betala något för tjänsten.

När de första sex månaderna passerat, behöver företaget bestämma om de vill fortsätta. CoAccept erbjuder då fortsatt användning till halva priset (50 % rabatt) mot att företaget binder sig för ytterligare 6 månader. Erbjudande ger Trygga Hem AB möjlighet att fortsätta dra nytta av plattformen till reducerad kostnad samtidigt som de anpassar sina rutiner fullt ut. Efter rabatterbjudandet övergår priset till ordinarie nivå, vilket Pia hade kalkylerat in i budgeten – men vid det laget har de effektivitetsvinster och högre betalningsgrad som plattformen medfört mer än väl motiverat kostnaden.

Resultat: Kostnadseffektivitet och trygghet. Under de första månaderna har Trygga Hem AB sparat både pengar (inga porton eller fakturaavgifter, samt gratis plattform) och tid (automation). Den förhöjda betalningsgraden – tack vare digital spårning och enkla betalningsalternativ – förbättrar kassaflödet för bolaget. När ordinarie kostnad träder in, fortsätter tjänsten vara ekonomiskt fördelaktig. CoAccepts prismodell är utformad för att bolag ska kunna prova utan risk och se värdet i realtid, innan de förbinder sig långsiktigt. För Trygga Hem AB har investeringen lönat sig i form av nöjdare hyresgäster, färre sena betalningar och mer tid att lägga på kärnverksamheten. 

Avslutning

Genom den här resan har Pia och Trygga Hem AB gått från traditionell fakturering till en modern, digital process. CoAccepts plattform, i samarbete med Billo, har inte bara effektiviserat det administrativa arbetet utan också förbättrat relationen till hyresgästerna genom tydlig och användarvänlig kommunikation.

För beslutsfattare i liknande företag står vinsterna klara: ökade betalningsgrader, sparad tid för personalen och nöjdare kunder.

Onboarding-processen visar att steget till digital fakturering varken behöver vara krångligt eller riskfyllt – med rätt partner som CoAccept kan omställningen ske smidigt, steg för steg, med påtagliga resultat för både affären och kunderna.

Redo att modernisera er hyreshantering?

Med CoAccept tar du kontroll över faktureringen
från dag ett, och tack vare introduktionserbjudandet finns det inget som hindrar dig från att prova redan idag. Skapa ett konto på app.coaccept.com
och upplev hur digital fakturering förändrar
företaget till det bättre!

 

https://docs.google.com/document/d/1WOcEnFjkLD2NkSxZsTXXbcaQQALRzugvDGGLTuZIOd0/edit

Från registrering till fakturering
och uppföljning – app.coaccept.com guide 1

Introduktion 1

Steg för steg översikt 2

Steg 1: Registrering och bokning av onboarding-möte 3

Steg 2: Import av hyresgästdata 4

Steg 3: Automatisk fakturering och digitala utskick 5

Steg 4: BankID och läsintyg (uppföljning) 6

Steg 5: Hyresgästernas upplevelse via Billo.life 7

Steg 6: Integration med befintliga system (API) 8

Steg 7: Prismodell och erbjudande 9

Avslutning 10